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Import von Beschäftigtendaten

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Veränderungen nach Import von Beschäftigtendaten

Werkforce - Fragen & Antworten

Anmeldung und Registrierung

Woran es manchmal scheitert:

Ich habe keine Bestätigungs-E-Mail erhalten

Die Bestätigungs-E-Mail landet gerne mal im Spam-Ordner.
Bitte schau nach, ob sie eventuell dort liegt und bestätige diese.

Ich habe mein Passwort vergessen

Kein Problem!

Klicke bei Werkforce einfach auf „Passwort vergessen“ im Login-Screen und gib die E-Mail-Adresse ein, die Du für den IG Metall Self-Service verwendet hast.

Du wirst dann eine E-Mail vom IG Metall Support Team erhalten, mit einem Link zum Zurücksetzen des Passworts. Sollte dies einmal nicht funktionieren, kannst Du Dein Passwort auch direkt auf igmetall.de zurücksetzen.

Die Eingabe der Captcha-Prüfziffern funktioniert nicht

Bitte achte auf die genaue Eingabe der Ziffernfolge.
Das ist manchmal etwas knifflig, aber falls Du diese nicht lesen kannst, kannst Du Dir einfach eine neue erstellen lassen.

Die App behauptet ich dürfte nicht rein

Ist Dein Betrieb bereits für Werkforce freigeschaltet? 

Wende Dich an Deine Vertrauenskörperleitung oder Deinen Betriebsrat.

Kann ich Werkforce ohne eingerichteten Sperrcode nutzen?

Um die Daten Deiner Kolleg*innen und Deines Betriebs zu schützen, ist eine Nutzung der Werkforce App nur mit einem eingerichteten Sperrcode (Nummereingabe, Gesichtserkennung, Fingerabdruck, o.Ä.) nutzbar. 

Nach der Anmeldung

Hier gibt es einen Überblick zu den meist gestellten Fragen rund um Werkforce.

Ich bin IG Metall Mitglied, habe mich aber nicht als Mitglied registriert

Du kannst Dein Werkforce Benutzer*innenkonto jederzeit auf ein Mitgliedskonto ändern. Gehe hierzu in Dein Profil und wähle Upgrade auf ein IG Metall-Mitgliedskonto.

Wie kann ich in der App angemeldet bleiben?

Setze einen Haken bei “Angemeldet bleiben?” im Login-Screen und logge Dich mit Deinen Zugangsdaten ein. Nach 7 Tagen Inaktivität wirst Du automatisch ausgeloggt.

Woher weiß die App, in welchem Betrieb ich arbeite und dass ich BR bin?

Werkforce ist in die IG Metall-Systeme integriert und erhält über die Verknüpfung mit den Datenbanken MDB/CRM diese Information. Sollte sich Deine Funktion oder Deine Betriebszugehörigkeit ändern wird dies automatisch übernommen.

Kann ich Werkforce weiterhin nutzen, wenn ich aus dem Betrieb ausscheide?

Da das Werkforce System Deine Betriebszugehörigkeit direkt aus den Datenbanken der IG Metall abruft, kannst Du Dich nach Ausscheiden aus Deinem Betrieb nicht mehr für diesen Betrieb in Werkforce anmelden und nicht mehr auf die Räume dieses Betriebes zugreifen.

Welche Informationen sehen meine Kolleg*innen über mich in der App?

Allgemein

In der App sind wir mit Klarnamen unterwegs und so sehen Deine Kolleg*innen Deinen Vor- und Nachnamen.

Funktionen

Wenn Du mit einer Funktion ausgestattet bist, ist diese ebenso ersichtlich. Wir unterscheiden zwischen folgenden Funktionen:

  • VL (Vertrauensleute)
  • BR (Betriebsrät*in)
  • JAV (Jugendvertretung)
  • SBV(Schwerbehindertenvertretung) 
  • BB (Betriebsbetreuer*in)

Diese Funktionen sind mit sog. “Bagdes” gekennzeichnet.

IG Metall Mitgliedschaft

Falls Du IG Metall-Mitglied bist, kannst Du selbst entscheiden, ob Du Deine Mitgliedschaft in Deinem Profil anzeigen möchtest. Diese Einstellung findest Du in Deinem Profil.

Wie komme ich in die Räume, wenn mir diese nicht angezeigt werden?

In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass Du nicht automatisiert den für Dich vorgesehenen Räumen zugeordnet werden konntest. In diesem Fall wende Dich bitte an Deine VKL.

Kann ich mein Konto löschen?

Auch wenn wir es sehr schade finden wenn Du gehst, hast Du natürlich jederzeit die Möglichkeit, Dein Werkforce-Konto zu löschen.

Gehe hierfür in Deinem Profil auf “Nutzerkonto löschen”. Und schon ist Dein Nutzer*innen-Konto gelöscht.

Hinweis: Die Löschung betrifft nur das Werkforce-Konto, nicht Dein IG Metall Self-Service-Konto.

Auf welchen mobilen Endgeräten kann ich die App benutzen?

Es gibt für iOS (Apple) und Android (fast alle anderen Geräte) eine App, die Du im jeweiligen App-Store herunterladen kannst.

Alle Nutzer*innen von Apple Geräten (iPhone) folgen bitte diesem Link – Download im Apple Store

Alle Nutzer*innen von  Android Geräten (Samsung, Xiaomi, Google Pixel & Co) folgen bitte diesem Link – Download im Google Playstore

Den Link zu unserer browserbasierten Desktop Version findest Du hier.

Datenschutz

Der Schutz Deiner Daten ist uns sehr wichtig. Aus diesem Grund haben wir besonders viel Wert darauf gelegt, alles so sicher wie möglich zu gestalten.


Hier findest Du die wichtigsten Antworten 
auf alle Fragen rund um die DSGVO und Datensicherheit.

Sind meine Daten auf Werkforce sicher?

Klassische kostenlose soziale Medien Angebote wie WhatsApp, Facebook, X (Twitter) oder ähnliche finanzieren sich über den Verkauf und die Auswertung der Nutzer*innen-Daten für gewerbliche Zwecke wie Anzeigenschaltung. 

Werkforce tut dies nicht.

Was passiert mit meinen Daten nach der Anmeldung?

Deine Anmeldung bei Werkforce bleibt Deine Anmeldung bei Werkforce. Es erfolgt zu keinem Zeitpunkt eine Synchronisierung mit Deinem privaten oder beruflichen Adressbuch.

Auch werden die Daten zu keinem Zeitpunkt an Dritte übergeben.

Du kannst die Personen aus Deinem Betrieb sehen, die sich ebenfalls auf Werkforce angemeldet haben.

Für einzelne Bereiche kannst Du selbst die Entscheidung fällen, was von Dir angezeigt wird, so bspw. Deine Mitgliedschaft bei der IG Metall.

Deine privaten Daten bleiben privat!

Wie sieht es mit DSGVO aus?

Deine Daten sind über die Datenschutz-Grundverordnung geschützt.

Zudem wurde die App durch die Datenschutzbeauftragten der IG Metall geprüft und freigegeben. 

Zusätzlich haben beide Apps (iOS und Android) alle Sicherheitsstufen durchlaufen, die für die jeweiligen Stores erforderlich sind.

In der App selbst kannst Du die Datenschutz-Grundverordnung einsehen.

Wo wird die Anwendung gehostet?

Das Hosting der Anwendung liegt in Deutschland. 

Grundfunktionen der App

Du hast Fragen zu den Grundfunktionen?

Hier findest Du die passenden Antworten.

Was ist auf meinem Profil ersichtlich?

Im Profil Bereich kannst Du Dich als Ansprechpartner*in für gewerkschaftliche Themen im Betrieb sichtbar machen und Dich mit Deinen Themen und Deinem Profilbild darstellen.

Deine Funktion wird aus der Mitgliederdatenbank der IG Metall übernommen und kann nicht von Dir selbst geändert werden. So stellen wir sicher, dass sich niemand bspw. als Betriebsrät*in ausweist, obwohl sie diese Funktion nicht inne hat.

Was sind die "Räume" auf Werkforce?

Allgemein

Ähnlich wie auf anderen soziale Medien wie Discord oder Facebook, kannst Du Räume (einzelne Bereiche) erstellen, zu denen nur dafür berechtigte Nutzer*innen Zutritt haben.

In diesen Räumen kannst Du Beiträge zu Themen erstellen und Dich mit anderen dazu auszutauschen. Über Push-Nachrichten wirst Du benachrichtigt, wenn es neue Beiträge zu Deinem Thema oder innerhalb des Raumes gibt.

Zugang und Berechtigungen

Die Integration in die bestehenden IG Metall Systeme stellt sicher, dass nur die Personen Zugang haben, die die entsprechende Rolle innehaben. Aktuell unterscheiden wir zwischen Mitgliedern / Aktiven / Betriebsbetreuer*innen und Beschäftigten (Mitglieder und Nicht-Mitglieder). 

Die Räume werden von Betriebsadministrator*innen bereitgestellt und von Fachadministrator*innen betreut.

Kann jede*r Räume erstellen?

Allgemein

Die App verfügt über ein umfangreiches Rechtesystem zur Einrichtung und Koordination von Räumen. Geschützte Räume für einen guten gewerkschaftlichen Austausch zu schaffen ist unser oberstes Prinzip.

Zugriff und Rechte

Das Erstellen und administrieren von Räumen liegt in der Hand von Betriebsadministrator*innen, die auch über Einstellungen festlegen können, wer Zugang zu diesen Räumen hat und welcher Gruppe welche Möglichkeiten innerhalb der Räume gegeben wird.

Eine Gruppe wie bspw. Vertrauensleute eines Betriebes, kann sich einen Raum schaffen (lassen), zu dem nur sie Zutritt hat. 

Ein VL wiederum kann ebenfalls einen Raum für seinen Bereich schaffen (lassen) und dort direkt in den Austausch gehen oder lediglich informieren. 

Jede*r sieht nur die Räume, für die eine Freischaltung vorliegt.

Wie kann ich meine Themen organisieren?

Über Hashtags kannst Du Dich und Deine Themen organisieren, indem Du bspw. mit einem bestimmten Hashtag wie #tarifrunde2024 zur Beteiligung aufrufst. 

Wenn Du mit guten Hashtags arbeitest und dabei konsequent bleibst, kannst Du Dir so ein eigenes Wissensmanagement aufbauen und hast Deine Beiträge zu den verschiedenen Themen stets gut im Blick.

Wie funktioniert der Chatbereich auf Werkforce?

Im Chat Bereich findest Du alle Personen, die bereits auf Werkforce in Deinem Betrieb und überbetrieblich registriert sind. Hier kann man schnell, einfach und sicher via Chat  kommunizieren.

Direkt mit Einzelnen oder in der Gruppe innerhalb und auch außerhalb Deines Betriebes.

Bestens geeignet sich schnell zu organisieren.

Ein wichtiger Aspekt ist hier aber auch die Möglichkeit der überbetrieblichen Kommunikation mit Aktiven aus anderen Betrieben. 

Und wenn ich dann ganz viele Nachrichten bekomme?

Dann zeigt das, dass Du von Deinen Kolleg*innen wahrgenommen wirst und sie Themen haben, die sie umtreiben. Sehe es als Chance gute Einblicke in die Gedanken und Themenwelt Deiner Kolleg*innen zu erhalten.

Werkforce bietet hier eine niedrigschwellige Austausch-Möglichkeit, die vor allem für Betriebe die im Schichtbetrieb arbeiten oder Homeoffice anbieten, einen wertvollen Mehrwert bietet. 

Und wenn jemand quer schießt und sich daneben benimmt?

Es gibt auf Werkforce ein Meldefunktion, die dann genutzt werden kann, wenn sich Personen in Räumen oder Chats angegriffen fühlen.

Als Raum- oder Fach-Administrator*in erhältst Du dann eine Nachricht und kannst den Vorgang prüfen.

Eine umfangreiche Netiquette unterstützt Dich dann bei der Reaktion auf den Vorgang. 

Betriebsplan- Fragen & Antworten

Wer kann sich anmelden?
  • Der Betrieb wurde für die Nutzung freigeschaltet.
  • Die Betriebszugehörigkeit dieser Person ist in der Mitgliederdatenbank hinterlegt.
  • Die aktuelle Datenschutzverpflichtung „DSE Ehrenamtliche“ ist in der Mitgliederdatenbank hinterlegt. Bei der Datenschutzverpflichtung empfehlen wir die Hinterlegung des Gültigkeitsdatums bis zum Ende der aktuellen Wahlperiode.
  • Die Anmeldedaten von / Aktivenportal sind bekannt.
Wer sieht was?

Eine entsprechende Funktion muss in der Mitgliederdatenbank eingetragen sein.

  • BR: Kann einen Import mit den Beschäftigtendaten durchführen, hat Zugriff auf den Beschäftigtenbereich und sieht die Mitglieder- und Beschäftigtenzahlen.
  • VKL: Sieht alle Mitgliederzahlen und -daten und Beschäftigtenzahlen.
  • VK: Sieht nur die Mitgliederzahlen und -daten und die Beschäftigtenzahlen aus dem ihr durch den BR zugeordneten Betreuungsbereich.
  • BB: Hat eine aggregierte Sicht auf die Mitglieder- und Beschäftigtenzahlen aus seinen Betrieben.
Welcher Browser wird empfohlen?

Microsoft Edge oder Google Chrome.

Welche Daten muss die Beschäftigtenliste (Excel, CSV) für den Import beinhalten?

Der Gewerkschaftliche Betriebsplan benötigt entweder die Personalnummer oder die Kombination aus Vorname, Nachname und Geburtsdatum (Datumsformat: TT.MM.JJJJ – kein Textformat, also auch kein vorangestellter Apostroph in diesen Zellen).
Außerdem wird für die Einteilung in verschiedene Betreuungsbereiche eine Kostenstelle, ein Abteilungskennzeichnung oder Ähnliches benötigt.
Weitere Daten können importiert werden, dies ist optional.

Wieviel kostet die Nutzung des Gewerkschaftlichen Betriebsplans?

Aktuell kommen auf die Betriebe und Geschäftsstellen keine Kosten für die Nutzung des Betriebsplans zu.

Etwas funktioniert nicht?

Über das Fragezeichen oben rechts auf der Betriebsplanseite kannst Du uns eine Rückmeldung hinterlassen und auch Screenshots übermitteln.

Wie erreiche ich das Betriebsplan-Team bei Fragen?

Anfragen richte bitte an diese E-Mail-Adresse: betriebsplan@werkforce.de

Wie sieht es mit dem Datenschutz aus?
  • Datenschutzkonforme Plattform.
  • Nur berechtigte Personen können sich anmelden.
  • Nach dem Login werden Mitgliederdaten aus der Mitgliederdatenbank geladen und angezeigt, aber nicht gespeichert.
  • Nach einem Import der Beschäftigtendaten findet ein Abgleich mit den Mitgliederdaten statt.
  • Beschäftigtendaten werden nur lokal im Zwischenspeicher des Browsers gespeichert und nach einem Browser-Refresh oder nach dem Abmelden aus dem Betriebsplan gehen diese verloren.
  • Im Betriebsplan werden nur anonymisierte Kennzahlen der Beschäftigten gespeichert und mit dem nächsten Import aktualisiert.

 

Warum werden die Geburtsdaten aus meiner Beschäftigtenliste nicht erkannt?

Bitte prüfe, ob in Deiner Beschäftigtenliste in der Geburtsdatumsspalte ein führender Apostroph ( ‘ ) steht. Dies verhindert die Erkennung als Geburtsdatum. Du kannst dies ganz einfach in Excel korrigieren: wähle unter “Daten” die Funktion “Text in Spalten”. Dann auf den Button “Fertigstellen” klicken und die Daten werden als solche erkannt.

Was ist bei den Bedingungen für Betreuungsbereiche zu beachten?

Die Bedingungen für jeden Betreuungsbereich sind UND-Bedingungen (nicht ODER). 

Es kann mit Sternchen “*”  oder Fragezeichen “?” als Platzhalter gearbeitet werden, um mehrere z.B. Kostenstellen zusammenzufassen.

Wichtig: Jede Person kann nur EINEM Betreuungsbereich zugeordnet werden.

Falls Du noch weitere Fragen hast

Melde Dich gerne bei uns. Wir beantworten diese sehr gerne.








    Du erreichst das Werkforce Team über diese E-Mail Adresse: info@werkforce.de